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Was sich im Bürgeramt so alles getan hat

Auf Anfrage der Ratsgruppe der W.i.R. hat die Verwaltung dem Ausschuss für Bürger, Umwelt, Klimaschutz und Ordnung (BUKO) zur Sitzung am 13. November einen Bericht vorgelegt über die Maßnahmen, die sich aus einer Organisationsuntersuchung der Ordnungsbehörde (Bürgeramt) ergeben hatten. 2016 war der Fachdienst Bürger, Sicherheit und Ordnung im Auftrag der Gemeindeprüfungsanstalt durch die Firma Picture geprüft worden. Die Geschäftsprozesse wurden analysiert, dokumentiert und hinsichtlich des Personalbedarfs bewertet. Gleichzeitig wurden Strukturen und Prozesse sowie die Aufbau- und Ablauforganisation untersucht und Empfehlungen zu deren Optimierung gegeben. Die Verwaltung: „Ein erheblicher Teil der Handlungsempfehlungen ist zwischenzeitlich umgesetzt oder befindet sich in einem noch nicht gänzlich abgeschlossenen Umsetzungsprozess. Das  wesentliche Element der Strukturverbesserung ist die im Juli 2017 vom Rat der Stadt beschlossene Veränderung der Personalausstattung. Mit Wirkung vom 1.1.2018 ist der Fachdienst in vier Abteilungen aufgeteilt worden. Damit ist die Empfehlung zur Schaffung einer ausgeglichenen Organisationsstruktur durch Angleichung der Größe der Abteilungen umgesetzt worden.“

Zu einzelnen Maßnahmen:

  • Die Empfehlung zur Anschaffung eines Selbstbedienungsterminals für Passbilder, Unterschriften und Fingerabdrücke ist aufgegriffen worden. Die Anbindung des Automaten an das städtische Netzwerk konnte bisher noch nicht realisiert werden, eine Erledigung – zumindest der Bildübertragung - ist aber bis Ende des Jahres zugesagt worden.
  • Die Lenkung der Kundenströme im Ämterhaus ist durch eine Erweiterung der Terminvergaben in der Führerscheinstelle und in der Passabholung verbessert worden. Die Möglichkeiten zur Terminvereinbarung sind erweitert worden. Neben der Buchung im Internet sind nunmehr auch telefonische Buchungen über das Service-Center und persönliche Vereinbarungen an der Info-Theke im Ämterhaus möglich.
  • An der Info-Theke ist die empfohlene Erweiterung des Leistungsspektrums umgesetzt worden, so dass eine Vielzahl an Dienstleistungen ohne vorherige Terminvereinbarung unmittelbar erledigt werden kann.
  • Die Raumsituation im Standesamt wurde verbessert. Die Abläufe für die Kunden, insbesondere die teilweise langen Wartezeiten durch ungeregelten Kundenandrang während der Öffnungszeiten, sollen durch ein Terminmanagement in Verbindung mit einer Aufrufanlage verbessert werden. Die Beauftragung ist erfolgt, die Realisierung wird noch in diesem Jahr erwartet.
  • Durch die Einführung des Meldeportals für Behörden ist der Aufwand mit Auskünften aus der Meldedatei erheblich reduziert worden. Die öffentlichen Stellen haben die Möglichkeit, ihre Anfragen online über das Portal zu stellen, wodurch die schriftlichen oder telefonischen Anfragen beim Bürgerservice entfallen können.
  • Die Stadt Remscheid hat Fördermittel für die Teilnahme am Pilotprojekt Bürgerportal und Digitalisierung der Leistungen im Bürgerservice beantragt. Mit der Umsetzung soll im nächsten Jahr begonnen werden.
  • Die Situation im Bürgerservice war in diesem Jahr durch erhebliche personelle Engpässe und eine konstant hohe Kundenfrequenz geprägt. Das hat zu erheblichen Wartezeiten auf einen regulären Termin und zu weiteren Wartezeiten beim Aufruf der gebuchten Termine geführt. Um diese Situation künftig zu vermeiden, wird ein Konzept zur Optimierung der Abläufe im Bürgerservice entwickelt, dass in der nächsten Sitzung des BUKO vorgestellt werden soll.“

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