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Wie sich die Organisation der Verwaltung entwickelte (3)

D I E  Z E I T  V O N  1 9 8 0  B I S  1 9 9 0

Für den engeren Bereich der Datenverarbeitung legte das Hauptamt dem Verwaltungs- und Personalausschuss am 23. Februar 1981 den „ADV-Entwicklungsplan '84“ vor. Dieser wurde am 22. Juni 1981 vom Rat einstimmig verabschiedet. Er bildete die Grundlage für die weitere Automatisierung der Verwaltungsarbeit. Schwierigkeiten ergeben sich zunehmend bei der Software-Beschaffung. Dies war zu einem erheblichen Teil darauf zurückzuführen, dass nur noch wenige Verwaltungen EDV-Anlagen der Firma Honeywell-Bull bzw. Bull einsetzten; damit entfiel die notwendige Möglichkeit, die gesamte Arbeit auf eine breitere Basis zu stellen. Eine Vergleichsmöglichkeit gab es nicht. In Kenntnis dieser Probleme entschloss sich die Verwaltung nach eingehender Prüfung zum Systemwechsel. Im September 1987 wurde schließlich eine Anlage der Fa. Siemens 7500-XE installiert.

Anfang der 80er-Jahre wurden umfangreiche Sparvorschläge gemacht und zur Haushaltskonsolidierung umgesetzt. Dabei konnte u.a. ein Absinken der Personalkosten erreicht werden. Nach einiger Zeit hat sich auch die KGSt der Haushaltskonsolidierung durch Aufgabenkritik und Sparmaßnahmen (KGSt-Bericht Nr. 14/1982) angenommen und versucht, die zahlreichen Vorschläge der Mitgliedsstädte bekannt zu geben. In der zweiten Hälfte der 80er-Jahre legte das Hauptamt auf Wunsch einer Fraktion eine umfangreiche Untersuchung über die Einführung eines Controllings in der Verwaltung vor. Die Vorstellungen wurden in einem Bericht dem Ältestenrat der Stadt vorgetragen und diskutiert.

Eine Verständigung zur verwaltungsweiten Einführung eines Controllingsystems konnte jedoch in der Folgezeit nicht erreicht werden, vielmehr verständigten sich Rat und Verwaltung auf die Erprobung eines operativen Controllings bei einem ausgewählten Bauprojekt, dem Gewerbegebiet Bergisch-Born. Für die weitere Untersuchung und Einführung eines strategischen Controllings innerhalb der Gesamtverwaltung wurde in der Stadtkämmerei eine Stelle mit der Zielsetzung der Einführung einer Verwaltungskostenrechnung und eines Controllingverfahren eingerichtet.

Durch Bericht vom 22. Februar 1982 zur „Verwaltungsorganisation der Stadt – Bildung und Auflösung von Ämtern“ wurde die Organisation der Verwaltung erneut zur Diskussion gestellt. Dabei wurden auch die zentralen Verwaltungsaufgaben, sog. Querschnittsaufgaben kritisch einbezogen. Eintretende Veränderungen machten es notwendig, diese Untersuchung fortzuschreiben. Die Verwaltung legte deshalb am 5. September 1988 eine umfassende Organisationsuntersuchung zur „Institutionelle(n) Organisation der Verwaltung – Anpassung an veränderte Verhältnisse“ vor. Diese Untersuchung stand in unmittelbarem Zusammenhang mit weiteren Vorschlägen der Verwaltung, unter anderem die Verringerung der Zahl der für das Gebiet der Stadt Remscheid gebildeten Stadtbezirke, der Bildung und Verringerung der Ratsausschüsse und der Umbildung von Dezernaten innerhalb der Verwaltungsorganisationsstruktur. Die Vorschläge zielten auf eine Steigerung der Wirtschaftlichkeit, auf eine Verbesserung der Bürgerfreundlichkeit, auf Rationalisierung der Verwaltungsprozesse durch verstärkten Technikeinsatz, auf die Senkung der Kosten und auf die Erweiterung der Fach- und Entscheidungskompetenzen der Ämter im Sinne einer Dezentralisierung.

Die Untersuchung postulierte die nachstehenden Zielsetzungen:

  •  �� Uneingeschränkte Auflösung aller sog. „Zwergämter“ durch Bildung funktionsfähiger Einheiten in der Gesamtverwaltung
  •  �� Verringerung der Bezirksverwaltungsstellen auf höchstens vier
  •  �� Auflösung der Bezirksverwaltungsstellen Lennep und Lüttringhausen und Bildung von drei bürgernahen Stellen (vergleichbar den späteren Bürgerbüros) in den Stadtbezirken Lennep, Lüttringhausen und Süd
  •  �� Auflösung des Hauptamtes in seiner klassischen Form
  •  �� Stärkung der Organisationskraft der Fachdienststellen durch eigene Organisatoren bzw. zuständige Berater
  •  �� Schaffung eines Verwaltungsamtes, in welchem die wesentlichen Dienstleistungsbereiche (Zentrale Dienste) zusammengefasst werden
  • �� Erweiterung des EDV-Einsatzes vor allem im Haushalts- und Kassenbereich
  • �� Realisierung einer Verwaltungskostenrechnung
  • �� Einführung eines Controllings (beginnend im Haushaltsbereich)
  • �� Gründung einer privatrechtlichen Gesellschaft für die Wirtschaftsförderung und Übertragung der bisherigen städtischen Aufgaben auf diese Gesellschaft
  • �� Auflösung des Amtes für Stadtentwicklung und Statistik und Überführung der Aufgaben in einen Stab bei der Verwaltungsleitung – eine erwogene Einbeziehung der Aufgabe "Statistik" in das Einwohneramt aber grundsätzlich abgelehnt
  • �� Zentralisierung des Personenstandswesens und Schaffung eines zentralen Standesamtes, womit eine frühere Forderung aufgegriffen wurde. Einzelne Amtshandlungen, so zum Beispiel Trauungen sollten in den Stadtbezirken unter allen Umständen weiterhin ermöglicht werden.
  • �� Zusammenlegung der Stadtkämmerei mit dem Stadtsteueramt, ggf. unter Einbeziehung der Stadtkasse
  • �� Auflösung des Versicherungsamtes und Einbeziehung in das Rechasamt
  • �� Zusammenlegung des Amtes für öffentliche Ordnung und Sicherheit mit den Aufgaben "Umweltschutz" und "Zivilschutz"
  • �� Auslösung der Straßenverkehrsangelegenheiten aus dem Ordnungsamt und Zusammenlegung mit Bußgeldstelle in einem neuen "Straßenverkehrsamt"
  • �� Bildung eines "Amtes für Grünflächen" mit Aufgabengruppen "Grünflächen" und "Forsten" unter Verzicht auf den Fortbestand eines selbständigen Forstamtes
  • �� Führung des Chemisches Untersuchungsamtes und des Veterinäramtes als Institute beim Ordnungsamt unter gleichzeitigem Auftrag zur Prüfung von Möglichkeiten der interkommunalen Zusammenarbeit
  • �� Zusammenlegung von Katastrophenschutz und Brandschutz im Feuerwehramt
  • �� Zusammenlegung Schulpsychologischer Dienst und Beratungsstelle für Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit einhergehender Personalreduzierung
  • �� Auslösung der Stadtbildstelle aus dem Schulverwaltungsamt. Schaffung eines Medienzentrums bei der Stadtbücherei.
  • �� Untersuchung des Gesamtbereichs "Schule, Kultur und Bildung" sowie Sport, auch hinsichtlich der Privatisierung einzelner Bereiche oder der Vereinung mit dem Sport- und Freizeitbereich
  • �� Bildung eines Kulturamtes mit Instituten
  • �� Schaffung einer zentralen Museumsverwaltung
  • �� Untersuchungsauftrag für die Privatisierung der Heime im Sozial- und Jugendbereich für gewisse Arbeiten Kombination mit Städtischen Krankenanstalten
  • �� Auflösung der Außenstelle des Ausgleichsamtes
  • �� Änderung der Aufgabenstellung des Bauverwaltungsamtes
  • �� Auflösung der Modellbildnerei des Planungsamtes
  • �� Bündelung der Aufgaben "Wohngeld" im Sozialamt aus grundsätzlichen Gründen noch abgelehnt; Wohnungsbauförderung in die Bauverwaltung.
  • �� Privatisierung von Architektenleistungen
  • �� Untersuchung der Aufgabeninhalte des Hochbauamtes
  • �� Bündelung der Nachrichten- und Kommunikationstechnik mit der automatisierten Datenverarbeitung
  • �� Untersuchung des Stadtreinigungs- und Fuhramtes auf die Möglichkeit der Privatisierung Der Rat und seine Gremien haben die Vorschläge beraten. Ein Großteil der Vorschläge scheiterten jedoch bereits Die Vorschläge sind in den Rat und seine Gremien eingebracht worden, die anschließende Beratung führte vor allem in den Fachgremien zur Ablehnung des Großteils der Handlungs- und Prüfungsvorschläge. Die Vorschläge wurden sodann, erst sechs Jahre später weiterverfolgt und teilweise auch verwirklicht.

Für den Bereich der zentralen Veraltungsaufgaben wurde auf Vorschlag der Verwaltung 1989 nach einer beschränkten Ausschreibung die Unternehmensberatung Kohtes, Sauter und Partner beauftragt, um "eine Voruntersuchung in der Verwaltung durchzuführen, die mit einem geringstmöglichen Aufwand und einhergehenden Beratungskosten diejenigen Verwaltungsbereiche herauszufiltern, die einer Optimierung am dringendsten bedürfen und wo ein größtmöglicher Nutzen zu erwarten ist." Der Untersuchungsbericht lag am 22. Januar 1990 vor und wurde im März des gleichen Jahres im Verwaltungsausschuss beraten. im Bericht wird auch eine weitere Untersuchung des Hauptamtes in zwei Problembereichen vorgeschlagen. Der erste Problemkreis bezieht sich auf strukturelle Überlegungen in Abgrenzung zu anderen Verwaltungsbereichen. Der zweite Problemkreis erfasst die Neuausrichtung der Aufgaben der EDV und der Organisation. Mit Rücksicht auf die bereits 1988 von der Verwaltung angestellten Überlegungen und Vorschläge sollte die Untersuchung dieser Fragen im Haus selbst geschehen. Vorhandene Haushaltsmittel sollten für andere Untersuchungen (Hochbauamt, Sozial- und Jugendamt) verwandt werden. Das Hauptamt legte im Mai 1990 demgemäss eine eigene Untersuchung zur "Organisation der zentralen Verwaltungsaufgaben" vor. Hierin wurden sowohl eigene Überlegungen aus dem Jahre 1988 als auch teilweise weiterführende Gedanken des Gutachtens der Unternehmensberatung Kohtes, Sauter & Partner aufgegriffen. In dem Bericht werden verschiedene Aufgabenfelder untersucht und gestaltet; so zum Beispiel:

  • �� Verwaltungssteuerung und kommunale Entwicklungsplanung Bearbeitung von Grundsatzfragen
  • �� Sicherung der Einheit der örtlichen Verwaltung
  • �� Führungsinformationssysteme; Einführung von strategischem und operativem Controlling
  • �� Kommunalverfassungs- und Ratsangelegenheiten,
  • �� Aufgabenbereiche von Repräsentation, Öffentlichkeitsarbeit, Pressewesen, Werbung und Außenauftritt der Verwaltung
  • �� Statistik
  • �� Organisation
  • �� Datenverarbeitung und Kommunikationstechnik

Die Untersuchung stellte zur Zuständigkeit und Zuordnung allgemein etwa folgendes fest: „Die Gemeindeverfassung postuliert für den gesamten Verwaltungsvollzug die volle Verantwortung des Hauptverwaltungsbeamten (heute: Oberbürgermeister nach § 62 GO NW). Er trägt (letztlich) allein die Verantwortung für das Funktionieren der Verwaltung und die Einheitlichkeit der Verwaltungsführung; hierbei wirkt der Verwaltungsvorstand mit. Das Organisationsrecht kann dem Oberbürgermeister nicht entzogen oder eingeschränkt werden. Andererseits kann er diese umfassende Verantwortung nur tragen, wenn die Verwaltung in einer solchen Weise organisiert ist, dass Vorbereitung und Durchführung grundsätzlicher Entscheidungen und Angelegenheiten in seinem direkten Entscheidungsbereich liegen. Die Verlagerung zentraler Verwaltungsaufgaben mit verwaltungslenkenden Funktionen in Büroeinheiten, die der Leitung eines Beigeordneten oder eines Amtsleiters unterstehen, muss in einer Verwaltung unserer Größenordnung als eklatanter Verstoß gegen anerkannte Grundsätze der Organisation angesehen werden."

Durch Verfügung vom 23. Oktober 1990 wurde schließlich eine veränderte Neuorganisation der zentralen Verwaltungsaufgaben verfügt, die am 1. Februar 1991 in Kraft trat. Der Rat stimmte den stellenplanmäßigen Konsequenzen nur teilweise am 10. Dezember 1990 zu. Die getroffene Organisationsentscheidung entsprach hinsichtlich der Regelung der Verwaltungssteuerung nicht mehr den Vorschlägen des Hauptamtes.

 (aus: "Neuordnung der Stadtverwaltung Remscheid", dem Rat der Stadt am 24. April 2008 vorgelegt von Oberbürgermeisterin Beate Wilding)

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