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Zentrale Finanzbuchhaltung ist aufwändiger als gedacht

Bei den Fachprüfern des städtischen Rechnungsprüfungsamtes (RPA)  häuften sich im ersten Quartal 2008 Berichte aus den Organisationseinheiten und Fachbereiche der Stadtverwaltung über Probleme bei der Bearbeitung von Finanzvorfällen. Mitte März hatte sich das Rechnungsprüfungsamt entschlossen, detaillierte schriftliche Stellungnahmen zu der neu eingerichteten Zentrale Finanzbuchhaltung einzufordern, nachdem im Februar bei Schulungsmaßnahmen deutlich geworden war, dass der Umstellungsprozess (neues Rechnungswesen und komplett neue Software für den Finanzbereich) nicht völlig reibungslos ablaufen würde. Insbesondere interessierte die Rechnungsprüfer mögliche finanzielle Auswirkungen - z.B. Zinsverluste, Skontoverluste, nicht funktionierendes Mahnwesen – der Umstellung. Das Fazit findet sich im nichtöffentlichen (warum eigentlich?) Bericht des RPA an den Rechnungsprüfungsausschuss: „ Die Berichte … lassen deutlich erkennen, dass … durch die Schwierigkeiten im derzeitigen Buchungsgeschäft der Stadt Remscheid sowohl ein materieller Schaden zugefügt wird als auch ein erheblicher Image-Schaden entsteht.“ Als besonders problematisch sehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vieler Organisationseinheiten (OE):

  • kein funktionierendes Mahnverfahren
  • keine Vollstreckung von ausstehenden Forderungen
  • kein Soll-Ist-Abgleich möglich (Berichtswesen)
  • Einnahmeausfälle, teilweise durch Verjährung (also irreparabel)
  • Vorkontierung / Zuordnung auf Produkt / Sachkonto aus Sicht der OE teilweise korrekturbedürftig
  • Skontoverlust aufgrund langer Wege / keine Information an OE bei Skontoaufschlag
  • Rückerstattung an Bürger nicht zeitnah
  • Unzureichende Schulung

Das Rechnungsprüfungsamt empfiehlt deshalb, die Zentrale Finanzbuchhaltung schnellstens sowohl mit Personal als auch mit den erforderlichen technischen Mitteln aufzustocken. Der Leiter des Kassen- und Steueramtes habe eine Organisationsuntersuchung beantragt, um eine objektive Personalbedarfseinschätzung zu erhalten. Aus seiner derzeitigen Sicht benötige er in der Abteilung Zahlungsverkehr/Vollstreckung mindestens zwei Stellen und in der Abeilung Geschäftsbuchhaltung mindestens eine Stelle. Weitere Stellen würden später im Bereich Zahlungsverkehr/Vollstreckung benötigt.

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