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Städtische Finanzbuchhaltung braucht mehr Personal

Im Mai 2010 wurde die Fa. INFOMA consult mit der Untersuchung der Verfahrensabläufe in der Finanzbuchhaltung der Stadt Remscheid beauftragt. Vorausgegangen waren intensive Diskussionen über die unzureichende Qualität des Buchungsgeschehens nach Umstellung von der Kameralistik auf das  Neue Kommunale Finanzmanagement. Seit dem 28. März liegt der INFOMA-Bericht „Empfehlungen zur Reorganisation des FD 1.21.3 Abteilung Finanzbuchhaltung der Stadtverwaltung Remscheid“ vor. Und heute beschäftigt sich damit der städtische Rechnungsprüfungsausschuss (RPA), vor allem aber mit der Reorganisation und dem Stellenplan der städtischen Finanzbuchhaltung. Der neuen Organisationsstruktur der Abteilung Finanzbuchhaltung hat der Verwaltungsvorstand am 10. Mai zugestimmt. Um „den Anforderungen dieser neuen Organisationstruktur auch personell gerecht zu werden“, wie es in der Vorlage für den RPA heißt, sollen keine neuen Planstellen eingerichtet, wohl zum aber zum 1.1.2012 die Aufgabe „ Grundbesitzabgaben“ auf die Remscheider Entsorgungsbetriebe (REB)  übertragen werden. Dadurch könne der Mehrbedarf der Finanzbuchhaltung komplett abgedeckt werden,  heißt es. Die Untersuchung von INFOMA hat die Vermutungen von Februar 2010 bestätigt, dass in der Finanzbuchhaltung  der Stadt Remscheid (FD 1.21.3) einiges im Argen lag bzw. noch liegt. Nachfolgend zitiert der Waterbölles aus dem Bericht:

„Das Buchungsvolumen war in den Jahren 2009 und 2010 annähernd gleich und umfasste ca. 1,7 Mio Sachposten pro Jahr. (…) Die Zahl der manuell zu buchenden Sachposten am gesamten Buchungsvolumen liegt aktuell zwischen 55 % und 60 % (959.697 Sachposten). (…) Direkt am Buchungsgeschäft sind momentan 22 Mitarbeiterinnen … beteiligt. (…)Weitere sechs Mitarbeiterinnen sind mit Leitungsfunktionen, den Jahresabschlüssen und der Archivierung befasst. Pro Vollzeitstelle ergeben sich momentanim Jahr 49.281 Sachposten. Rechnet man mit 94.700 Jahresarbeitsminuten, ergibt sich eine Bearbeitungszeit pro Sachposten von 1,9 Minuten. Das ist nach Erfahrungswerten aus vergleichbaren Verwaltungen (z.B. Stadt Salzgitter) eine hohe Belastung. Diese Situation führt zu einer Mehrung von Fehlern und weiteren damit verbundenen Belastungen für die Mitarbeiterinnen.

Als Faustregel wird davon ausgegangen, dass ein Vollzeitmitarbeiter pro Jahr ca. 10.000 Buchungsfälle bearbeiten kann. Diese Zahl stützt sich auf Untersuchungen im alten kameralen Rechnungswesen. Es muss allerdings beachtet werden, dass im Gegensatz zum kameralen Buchungsfall, der i. d. R. „nur" eine Haushaltsstelle anspricht, im doppischen System pro Buchungsfall mindestens zwei Sachkonten anzugeben sind, die nicht automatisch im System hinterlegt sind, sondern durch die Buchung angesprochen werden. (…) Unsere Erfahrungen … zeigen, dass pro Buchungsfall im doppischen System im Durchschnitt drei Sachposten angesprochen werden. Das bedeutet, dass bei 10.000 Buchungsfällen rund 30.000 Sachposten bebucht werden.

Aktuell liegt die Belastung der Mitarbeiterinnen im FD 1.21.3 deutlich höher. Geht man davon aus, dass im Normalfall eine Auslastung der Arbeitszeit von ca. 80 % (entspricht drei Minuten / Sachposten) gegeben ist, entspricht die derzeitige Belastung einer Auslastung von 130 Prozent (…) Das ist in Spitzenzeiten durchaus vertretbar, jedoch nicht auf Dauer. Ab 1.1.2012 werden die Grundbesitzabgaben im Remscheider Entsorgungsbetrieb (Eigenbetrieb) erhoben und gebucht. Damit ergibt sich eine Reduzierung des manuellen Buchungsaufwands bei Zahlungen um 350.861 Sachposten auf 608.836 Sachposten pro Jahr. (…) Der FD 1.21.3 ist ab dem 1.1.2012 mit einer ausreichenden Anzahl an Mmitarbeitern (19,474 Planstellen) ausgestattet. Bis dahin wird die Belastung der Mitarbeiterinnen auf dem derzeitigen Niveau bestehen bleiben. Nicht berücksichtigt ist in der bisherigen Betrachtung der personelle Aufwand für die jährlichen Arbeiten und Buchungen zum Jahresabschluss. Dafür sind weitere Kapazitäten dauerhaft erforderlich. Es ist davon auszugehen, dass die beiden derzeit befristeten Stellen in Festanstellungen in dem derzeitigen Umfang umzuwandeln sind (…).

Das debitorische Buchungsgeschäft macht in Remscheid ca. 81 % des gesamten Buchungsgeschäfts aus. Entsprechend sollte auch die Gewichtung in der neuen Struktur annähernd verankert werden. Ein erster Entwurf geht davon aus, dass neben dem Abteilungsleiter, zwei Sachgebietsleitungen installiert werden, denen jeweils zwei Teams mit entsprechenden Teamleiterinnen zugeordnet sind. Daraus ergibt sich die Einrichtung einer zusätzlichen neuen Stelle eines/-r Sachgebietsleiters/-in, da neben der organisatorischen Trennung der Aufgaben auch die fachliche Betreuung des Sachgebiets gewährleistet werden muss. (…) Die Analyse der Verknüpfungen innerhalb des FD 1.21 und mit den anderen Fachdiensten hat ergeben, dass es erforderlich ist, einen zentralen Ansprechpartner für die EDV-/Systemkoordination zu benennen. (…) Eine direkte Zuordnung und Unterstellung zum FD 1.21 erscheint zweckmäßig und erfordert eine zusätzliche Stelle (…).

Der Kenntnisstand hinsichtlich des Systems ist in den einzelnen Abteilungen sehr unterschiedlich. In einigen Bereichen wird das Verfahren „Infoma" aufgrund von fehlendem Basiswissen nicht im vollen Umfang und effizient genutzt. Daraus ergibt sich ebenfalls, dass buchhalterische Vorgaben nicht sauber umgesetzt werden. (…) In manchen Fällen kommt es zu verfrühter Zahlung. Die Arbeitsabläufe und Tätigkeiten können an manchen Stellen optimiert oder auch ganz entfallen. (…) Der Beleg- und Informationsfluss zwischen den Abteilungen und den Fachbereichen ist momentan sehr zeitaufwendig. Beispiel: Für unklare Einzahlungen werden Laufzettel an die Geschäftsbuchhaltung oder dem Fachdienst zur Klärung gegeben. Die Antworten kommen teilweise gar nicht oder sehr spät zurück. Dadurch ergibt sich für den Zahlungsverkehr ein erheblicher Mehraufwand aufgrund der ständigen Nachverfolgung. (…) Die Ersatzbelege aus den Fachdiensten enthalten oftmals nicht alle notwendigen Informationen zur Weiterberarbeitung. Beispiele sind: Die Adressen sind nicht vollständig angegeben, es wird ein Beleg für mehrere Vorfälle ausgestellt, der Buchungsgrund ist nicht erkennbar. (…) Für die Mitarbeiterinnen im FD 1 21 sind kurze, aber intensive Schulungen zum Verständnis der Doppik, zu Standardbuchungsfällen und zum Umgang mit den Funktionalitäten der eingesetzten Software dringend erforderlich.

Es ist unabdingbar, das die Mitarbeiter aus dem Bereich „Vollstreckung" eine Schulung für Bedienungsgrundlagen und eine Schulung für den Bereich „Vollstreckung" erhalten. In dieser Abteilung fehlt das notwendige Basiswissen, um das System „Infoma" optimal und effizient nutzen zu können. (…) Derzeit konzentrieren sich die bilanzbuchhalterischen Kenntnisse im Fachdienst auf eine Mitarbeiterin. Hier sind dringend weitere Mitarbeiterinnen entsprechend zu qualifizieren. (…) Das Rheinische Studieninstitut für kommunale Verwaltung Köln bietet entsprechende Kurse an. Neben den vertieften Kenntnissen zur Bilanz und zum Jahresabschluss sind außerdem vertiefte Kenntnisse zum reinen Buchungsgeschäft erforderlich. Schwerpunkt sind der Buchungsstoff der Finanzbuchhaltung und Kenntnisse zur Kosten- und Leistungsrechnung sowie zum Controlling.

Die Untersuchungen haben gezeigt, dass sich zwischen den einzelnen Fachdiensten und dem FD 1.21.3 in den letzten Jahren Probleme entwickelt haben, die gelöst werden müssen. Die wichtigsten entstandenen Probleme lassen sich gruppieren und zeigen sich wie folgt: Keine zeitnahe Kontierung der Geschäftsfälle, (…) unzureichender Nutzung externer Belegnummern (…), unzureichende Nutzung der Funktionalitäten der Software „newsystem“ in den anderen Fachdiensten. (…) Hier sind gezielte Maßnahmen zur Problembeseitigung einzuleiten. (…) Nur so kann die Einhaltung erforderlicher Sicherheitsstandards gewährleistet werden und ein funktionsfähiges internes Kontrollsystem entwickelt werden.

Trackbacks

Waterbölles am : Verärgert über durcheinander gewürfelte Tagesordnung

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Städtische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Fachdezernaten, Zentraldiensten und Fachdiensten werden von September bis Dezember im Finanzsystem „new system kommunal“ geschult, damit die städtische Finanzbuchhaltung künftig besser „fluppt“. Dafür

Kommentare

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Lothar Kaiser am :

Nicht ohne Kritik ließ heute der Rechnungsprüfungsausschuss die neue Personalstruktur der städtischen Finanzbuchhaltung passieren. Die in der Vorlage beschriebenen Projektschritte hätten schon vor einem Jahr beschrieben werden müssen, meinte Lothar Krebs (SPD). (Stadtdirektor Burkhard Mast-Weksz räumte ein: „Wir hatten Probleme. Aber wir lösen sie!“) Weiter erklärte Krebs, die Stellenanforderungen der Verwaltung täten weh, aber angesichts von „Buchungen, die nicht vernünftig oder nicht zeitnah erfolgen“ bliebe keine andere Wahl, als ihnen zuzustimmen. Was aus der Verwaltungsvorlage nicht hervorging und vom Ausschuss erst nachgefragt werden musste: Nicht nur die Teilaufgaben gehen an die REB, sondern auch drei Mitarbeiterinnen des Fachdienstes. So wird es möglich, die befristet eingestellten Mitarbeiter auf Stellen, die man aus anderen Abteilungen „entliehen“ hatte, mit kw-Vermerk bis 2013 weiter zu beschäftigen. Bis dahin soll der gegenwärtige Mehrbedarf durch eine weitere Automatisierung der Prozesse abgebaut werden, erläuterte Bernd Imig, der Leiter der Stadtkasse- und Steueramtes. Der „Verschiebebahnhof“ mit Planstellen, so tricki er auch erscheint, blieb ansonsten im Rechnungsprüfungsausschuss unausgesprochen.

Lothar Kaiser am :

In der Vergangenheit gab es gelegentlich Verwaltungsvorlagen für nichtöffentliche Sitzungen des Rates und seiner Ausschüsse, die waren nur deshalb nicht öffentlich, weil sie die Namen von Personen, also geschützte "personenenbezogene Daten" enthielten. Hat hier intern ein Umdenken stattgefunden? Das Gutachten von INFOMA kann in öffentlicher Sitzung behandelt werden, weil die darin enthaltenen Namen von Mitarbeitern zuvor geschwärzt wurden. Es geht also. Man muss nur wollen!

Lothar Kaiser am :

Die Mitglieder der übrigen Ratsfraktionen widersprachen, als Wieland Gühne am Donnerstag im Hauptausschuss für die W.i.R. erklärte, bei der städtischen Kassenführung und Buchhaltung seien offenbar "über Jahre hinweg selbst einfachste Dinge schief gelaufen". Da stelle sich die Frage nach den dafür Verantwortlichen. Gühne glaubt sie erkannt zu haben: "Der Leiter des Kassen- und Steueramtes, der damalige Stadtdirektor Müller und die Oberbürgermeisterin". - "Das macht man nicht, Mitarbeiter ins Kreuz zu treten, sich sich angestrengt haben", stellte sich Stadtdirektor Burkhard Mast-Weisz vor die Beamten und Angestellten des Kassen- und Steueramtes. Von strulturellen organisatorischen Mängeln sprach der CDU-Fraktionsvorsitzende Jochen Siegfried. Und sein SPD-Kollege Hans Peter Meinecke erinnerte daran, dass Müller damals der Politik versichert habe, bei der Umstellung auf die neue Kassenführung (NKF) mit eigenen Mitarbeitern auszukommen. Meinecke: "Daran werden wir jetzt noch einige Jahre zu knacken haben!"

Fraktion der W.i.R. am :

In der Ratssitzung vom 14. Juli wurde der Änderung des Stellenplans der Remscheider Entsorgungsbetriebe zugestimmt. Die Auswirkungen auf den städtischen Haushalt wurden nicht dargestellt. Auf Nachfrage der W.i.R.-Fraktion war die Verwaltung nicht auskunftsfähig. Mit der Beschlussvorlage 14/0977 wurde festgelegt, dass die Remscheider Entsorgungsbetriebe (REB) in Zukunft die Grundbesitzabgabeveranlagung für die Stadt Remscheid (Verwaltung) übernehmen. Die Einnahmen von den REB für die ehemals von der Verwaltung durchgeführten Leistungsabrechnungen von Niederschlagswasser, Müll und Straßenreinigungsgebühren in Höhe von 330.000 Euro werden in Zukunft wegfallen. Die vier Stellen, die bisher für die Erstellung der Bescheide zuständig waren, werden im Fachdienst Steuern und Finanzbuchhaltung nicht abgebaut. Künftig werden die Grundsteuern A und B von den REB veranlagt. Welche zusätzlichen Kosten für die Stadt Remscheid anfallen werden, ist bis heute unbeantwortet. Der städtische Haushalt wird somit um eine bis dato unbekannte Summe belastet. Diese Summe setzt sich aus den vier verbleibenden Personalstellen, welche durch die REB nicht mehr refinanziert werden, der fehlenden Einnahme von den REB in Höhe von 330.000 Euro und den zusätzlichen Kosten für die zukünftigen Leistungen der REB bei der Einziehung der Grundsteuern, zusammen. Aus der Niederschrift der Ratssitzung, Seite 32: "RM Gühne vermisst in der Vorlage, welche möglichen Folgen für die Stadt Remscheid diese Regelung zugunsten der Remscheider Entsorgungsbetriebe haben werde. (...) OB Wilding sagt zu, die erbetene Antwort nach Abstimmung mit der REB zur Verfügung zu stellen." Wir bitten um die zugesagte Beantwortung, mit einer klaren Darstellung, wie die Mehrkosten im Haushalt kompensiert werden.

Stadt Remscheid am :

Ab Donnerstag, 6. Oktober, ist die Abteilung Grundabgaben des Kassen- und Steueramtes in der Nordstraße 48 zu finden. Weil viele Fragen zu Grundabgaben nur gemeinsam mit den technischen Bereichen der Remscheider Entsorgungsbetriebe (REB) geklärt werden können, zieht die Abteilung am 4. Oktober von der Hindenburgstraße 52 in das Gebäude der REB. Das bedeutet kurze Wege: Alle Fragen zu Abfall-, Entwässerungs- und Straßenreinigungsgebühren und eben auch zu Grundabgaben werden demnächst in einem Haus geklärt. Vom 30. September bis zum 5. Oktober werden Kartons gepackt, neue Büros bezogen, Akten verstaut und EDV-Arbeiten erledigt. Auskünfte zu Grundabgaben sind in dieser Zeit nur eingeschränkt möglich.

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