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Rathaus ohne dezematsübergreifendes Personalmanagement

Mal vorausgesetzt, die neue Stellenplan-Software in der Remscheider Stadtverwaltung würde einwandfrei funktionieren (wo es derzeit noch hakt, hat der Waterbölles berichtet): Gehen die beteiligten Ämter dann damit auch sinnvoll um? Diese Frage stellten sich die Mitarbeiter des städtischen Rechnungsprüfungsamtes (RPA) – und kommen in ihrem Bericht (IV/1.2006 vom 20.3.2007), der in der morgigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses zur Sprache kommen wird, zu dem Schluss: Dem     (OE 11) und dem   (OE 25) stehe zwar ein flexibles Datenbanksystem für die Stellenbewirtschaftung zur Verfügung, es werde jedoch lediglich operativ genutzt, weil der Verwaltungsvorstand (die Dezernenten und die Oberbürgermeisterin) Steuerungs- und Auswertungskriterien in der Regel selten formuliere. Gäbe es zentrale Zielvorgaben, „müssten Organisations- und Kommunikationsstrukturen geschaffen werden, die ein Erreichen der Vorgaben ermöglichten. Damit wären Abstimmungen nicht dem Zufall überlassen sondern zwangsläufig im festgelegten Rahmen auszuführen.“ Auch von Reibungsverlusten und Ressortinteressen ist die Rede. Da scheint es in Getriebe gehörig zu knirschen.

Recherchen des RPA haben ergeben, dass in den meisten Kommunen die Aufgabengebiete Organisation und Personalwirtschaft in ein und derselben Organisationseinheit (OE) zusammengefasst sind. In Remscheid dagegen erfolgt die Bearbeitung des Soll-Bereiches bei der OE 25, die Bearbeitung des Ist-Bereiches jedoch bei der OE 11. Hinter der OE 25, die Stadtkämmerer Jürgen Müller untersteht, verbirgt sich die Abteilung "Organisation und Betriebswirtschaft", verantwortlich für die organisatorische und  betriebswirtschaftliche Betreuung aller Organisationseinheiten, das Controlling und die eingesetzte Finanzsoftware. Die OE 11 untersteht Oberbürgermeisterin Beate Wilding und besteht aus den Abteilungen "Personalwirtschaft" (Bedarfs- und Kostenplanung, Ausbildung…), "Personalverwaltung" (Beamten- und Tarifrecht, Beschäftigungsverhältnisse...) und "Lohn & Gehalt". (=Personalamt). Das RPA: „Somit sind in Remscheid nicht nur zwei unterschiedliche OE, sondern sogar zwei unterschiedliche Dezernate beteiligt.“ Daraus und wegen der fehlenden Zielvorgaben schließt das RPA auf „Reibungsverluste … sowohl im Informationsfluss als auch in der zeitlichen Abwicklung von Vorgängen“.

Das trifft den Nerv einer jeden öffentlichen Verwaltung. Denn der Stellenplan als Bestandteil des Haushaltsplans „ist ein wichtiges Instrument zur Bewirtschaftung der Personalausgaben. Im Soll-Stellenplan (OE 25) dürfen nur die im jeweiligen Haushaltsjahr erforderlichen Stellen ausgewiesen werden. Fallen die für eine Stelle hinterlegten Aufgaben weg, sollte die Stelle in den Stellenplan des Folgejahres konsequenterweise nicht mehr aufgenommen werden. Somit können Personalaufwendungen, die entstehen würden bei anderweitiger Nutzung der Stelle, vermieden werden. (…) Bei Stellenausschreibungen durch die OE 11 muss sichergestellt werden, dass die vom Fachamt vorgelegten Inhalte der entsprechenden Stellen mit den Inhalten der Stellenbeschreibungen, die bei der OE 25 hinterlegt sind, übereinstimmen. Ein entsprechender Abgleich sollte zwingend erfolgen. Hierzu bietet sich an, die Datenbank „Stellenbewirtschaftung" besser auszunutzen, da ein Modul „Stellenbeschreibung" hinterlegt ist, aber aus Personalkapazitätsgründen derzeit nicht genutzt wird. Bei Einpflegen der Daten in dieses Modul könnte sowohl die Organisation als auch die Personalwirtschaft darauf zurückgreifen, um mehr Effizienz im Umgang mit Stellenbeschreibungen zu erreichen. Beide Arbeitsgebiete könnten dadurch außerdem den Zugriff auf abstimmungsrelevante Daten beschleunigen.“ (Zitat Ende)

Die Rechnungsprüfer schlagen in ihrem Bericht vor, durch die OE 25 den Bedarf jeder Stelle prüfen zu lassen, „bevor neue Stellen oder erweiterte Stelleninhalte, die von den jeweiligen OE angefordert werden, bewilligt werden“. Dabei sollten auch Stellen im Umfeld in Augenschein genommen werden. Denn „dies könnte dazu führen, dass bereits vorhandene Stellen mit erweiterten Aufgabeninhalten gefüllt werden und sich dadurch möglicherweise kein Bedarf einer neuen Stelle ergibt.“ – Das scheint also derzeit in der Verwaltung noch nicht die gängige Norm zu sein. Eigentlich ein Unding, aber anders lässt sich diese Passage aus dem Prüfbericht wohl nicht interpretieren. Zumal das an einem Beispiel verdeutlicht wird:

„In der OE 51 - Bereich Wohnungswesen und Unterbringung - ist das Aufgabenfeld „Ermittlungsdienst" mit Arbeitsaufnahme der ARGE weggefallen. Ein Kollege des Ermittlungsdienstes wechselte ebenfalls in die ARGE. Somit waren sowohl sein Aufgabenfeld als auch er als Person in diesem Bereich „weggefallen". Konsequenter Weise hätte damit die Stelle eingespart werden müssen. Die Recherchen ergaben jedoch, dass die weggefallene Stelle in die OE 02 - als Stelle „Sachbearbeitung Repräsentation" - verlagert wurde. Eine Überprüfung zur Notwendigkeit der Einrichtung dieser Stelle durch die OE 25 erfolgte jedoch nicht. Diese Vorgehensweise stellt keinen Einzelfall dar.“

Zusammenfassend bemängelt das Rechnungsprüfungsamt, „ dass ein dezematsübergreifendes Personalmanagement nicht stattfindet. Dieses erscheint jedoch aufgrund der Vorgaben aus der Politik sowie der derzeitigen Finanzsituation dringend erforderlich. Dem Rechnungsprüfungsamt ist es unverständlich, dass die monatlich durch die OE 11 und 25 dem Verwaltungsvorstand vorgelegten Berichte zum Personalkostencontrolling nicht in die Entscheidungsfindung zur Personalkostensteuerung einfließen. Ernst gemeinte Personalkostensteuerung macht es unabdingbar, die Notwendigkeit der Überprüfung zur Einrichtung neuer Stellen bzw. der Stellenverlagerung durch die OE 25 durchführen zu lassen.“ Aber diese Kompetenzen scheint die OE 25 derzeit gar nicht zu haben.  Zitat: „Die derzeitige Situation der dezentralen Ressourcenverwaltung kann zu einer Ungleichbehandlung von Mitarbeitenden führen wie das Beispiel des Umgangs mit Altersteilzeit in unterschiedlichen Dezernaten zeigt.“

Offenbar fehlt im Remscheider Rathaus ein Personalentwicklungsplan als zentrales Instrument im Personalmanagement. Ein solcher Plan müsste nicht nur die       strategische   Ausrichtung       der Personalentwicklung definieren, sondern auch Maßnahmen zur Personalkostenreduzierung nennen und aufzeigen, auf welche Weise künftig benötigte Kompetenzen und Qualifikationen  auf der  Führungs-  und   Mitarbeiterebene  rechtzeitig  aufgebaut werden sollten. Zitat: „Ohne klar umrissenen Zielpositionen … ist es nicht möglich, sinnvolle Strategien zu entwickeln.“ Eigentlich ist es eine Binsenweisheit, aber den Mitarbeitern des RPA schien es in Kenntnis der Organisationsabläufe in der Remscheider Stadtverwaltung dennoch wichtig, darauf hinzuweisen: „Alle  Arbeitsabläufe   und   der  Verwaltungsaufbau   (müssen sich) an   den … Aufgabenstellungen orientieren“.

Wenn aber jeder Dezernent darauf achtet, ja keine Stelle zu verlieren? Wenn Einzelinteressen über das Allgemeinwohl obsiegen?  Der Bericht des Rechnungsprüfungsamtes geht auf diese Fragen indirekt ein: „Unsere vorhandene Konstellation der „dezentralen Ressourcenverantwortung" führt zwangsläufig zu dezentralen Ressortinteressen. Aus diesen dezentralen Interessen heraus kann sich allerdings keine Steuerung für die Gesamtverwaltung ergeben. Das RPA regt zum wiederholten Male an, bei der Definition von Zielen ernsthaft über die Notwendigkeit der Einrichtung einer „zentralen Steuerung" nachzudenken. Verwaltungsweite Aufgabenerfüllung im Sinne von einheitlichem Handeln darf nicht den dezentralen Zielen angepasst werden, sondern umgekehrt.“

Und was sagen die Parteien dazu? Sehen Sie da keinen Handlungszwang?? Meinungsäußerungen (der Fraktionsvorsitzenden) veröffentlicht der Waterbölles gerne...

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